Kunstrådets Scenekunstudvalgs forretningsorden
§ 1
Rammerne for sekretariatsbistanden aftales mellem Kunststyrelsens direktør og Kunstrådets formand i dialog med udvalgsformanden
§ 2
Ved formandens forfald udpeger denne en stedfortræder blandt udvalgets medlemmer, som kan varetage formandens opgaver i dennes fravær.
§ 3
Udvalget aftaler sin mødeplan for et år ad gangen. Der afholdes mindst atten møder om året.
Stk. 2. Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til udvalgsmøde når der skønnes behov for det.
Stk. 3. Formanden skal derudover, når mindst tre af udvalgets medlemmer anmoder om det, indkalde til møde.
§ 4
Formanden tilrettelægger udvalgets arbejde og aftaler sagernes forberedelse og forelæggelse for udvalget med sekretariatet.
Stk. 2. Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag udsendes senest en uge før mødet. I særli-ge tilfælde kan varslet dog forkortes.
Stk. 3. En dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
• Godkendelse af dagsorden
• Godkendelse af referat fra sidste møde
• Meddelelser fra formand, udvalgsmedlemmer og sekretariat
• Orientering fra Kunstrådet
• Økonomi
• Sager til behandling
• Næste møde
• Eventuelt
Stk. 4. Ethvert medlem har ret til at få optaget et punkt på dagsorden, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.
Stk. 5. Udvalget kan under godkendelse af dagsordenen beslutte at optage sager af hasten-de karakter.
§ 5
Udvalget kan anmode Kunstrådet om at overtage behandlingen af en sag, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.
Stk. 2. I tilfælde af tvivl om hvor en sag skal behandles, kan ethvert medlem forlange spørgsmålet forelagt for Kunstrådet til afgørelse.
Stk. 3. Fagudvalget for Teater kan nedsætte rådgivende udvalg, der fremkommer med ind-stillinger til udvalget vedrørende specifikke emners afgørelse. Forud for etableringen af sådan et udvalg formuleres et kommissorium.
§ 6
Udvalget er beslutningsdygtigt når formanden eller dennes stedfortræder samt yderligere mindst to medlemmer er til stede.
Stk. 2. Formanden, eller i dennes fravær stedfortræderen, leder møderne.
Stk. 3. Udvalget tilstræber enighed i sine afgørelse. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger med almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Stk. 4. Formanden eller mindst 2 medlemmer af udvalget kan beslutte, at afstemninger gennemføres skriftligt.
§ 7
Møderne er som udgangspunkt ikke åbne for andre end udvalgets medlemmer samt de nødvendige sekretariatsmedarbejdere Formanden kan dog invitere andre personer til at deltage i møderne, når det skønnes relevant.
§ 8
Sekretariatet fører beslutningsreferat af møderne. Det udsendes til udvalgets medlemmer samt til orientering til Kunstrådet så vidt muligt senest 7 dage efter mødet .
Stk. 2. Udvalgsmedlemmer kan kræve afvigende meninger gengivet i referatet.
§ 9
Hvis der mellem planlagte udvalgsmøder opstår behov for udvalgets afgørelse, kan formanden beslutte, at sager af hastende art sendes til skriftlig høring hos udvalgets medlemmer. Medlemmerne skal indsende skriftlig høringssvar til sekretariatet inden en fastsat dato.
Stk. 2. I særlige tilfælde, hvor behandlingen af en sag ikke kan afvente næste møde eller skriftlig behandling, kan formanden på udvalgets vegne træffe afgørelse i en sag med omgående orientering af udvalgets medlemmer. I disse tilfælde har formanden bemyndigelse til at bevilge nye tilsagn om tilskud indenfor en bevillingsramme på maks. 50.000 kr.
Stk. 3 . Udvalget kan bemyndige sekretariatet til at træffe afgørelser eller repræsentere udvalget i sager hvor det skønnes hensigtsmæssigt.
§ 10
Formanden tegner udvalget over for offentligheden med mindre andet er aftalt i konkrete tilfælde.
Stk. 2. Udvalgets medlemmer skal over for offentligheden handle loyalt over for udvalgets afgørelser.
Stk. 3. Til brug for vurderingen af et medlems habilitet ved behandlingen af de enkelte sager udarbejdes der hver sæson en oversigt over udvalgsmedlemmernes tilknytning til teatre, teaterfaglige tillidsposter mv.
§ 11
Udvalgets afgørelser i tilskudssager meddeles ansøgere med breve underskrevet af sekreta-riatet inden to uger efter det møde hvor beslutningen er truffet
Stk. 3. Tilskudssagerne administreres af Kunststyrelsen og forelægges kun udvalget i tilfæl-de, hvor der er tale om væsentlige ændringer i forhold til bevillingsgrundlaget.
§ 12.
Ændring af forretningsordenen kan kun besluttes, hvis forslag derom er udsendt rettidigt inden et indkaldt møde.
Stk. 2. Vedtagne ændringer af forretningsordenen træder først i kraft på næste møde efter det møde hvor de er vedtaget.
Rhea Leman, formand for Teaterudvalget
Aase Hofmann, chef for Teatercentret
Godkendt af Kunstrådet på møde den 1. oktober 2003.
Lars Liebst, formand for Kunstrådet
Sidst opdateret af nanene 15. januar 2008. Ansvarlig: Nana Olivia Bring Jacobsen.