Litteraturudvalgets forretningsorden
§ 1
Kunststyrelsen stiller sekretariat til rådighed for udvalget. Rammerne for sekretariatsbistanden aftales mellem Kunststyrelsens direktør og Kunstrådets formand i dialog med udvalgsformanden.
§ 2
Efter indstilling fra udvalgsformanden udpeger udvalget en næstformand der varetager formandens opgaver ved dennes fravær.
§ 3
Udvalget aftaler sin mødeplan for et år ad gangen. Der afholdes mindst ni møder om året.
Stk. 2. Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til udvalgsmøde når der skønnes behov for det.
Stk. 3. Formanden skal derudover, når mindst tre af udvalgets medlemmer anmoder om det, indkalde til møde.
§ 4
Formanden tilrettelægger udvalgets arbejde og aftaler sagernes forberedelse og forelæggelse for udvalget med sekretariatet.
Stk. 2. Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal udsendes med mindst 7 dages varsel. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes.
Stk. 3. En dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
• Godkendelse af dagsorden,
• Godkendelse af referat fra sidste møde,
• Meddelelser,
• Kunstrådet,
• Sager til behandling,
• Næste møde,
• Eventuelt.
Stk. 4. Ethvert medlem har ret til at få optaget et punkt på den dagsorden der udsendes, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.
Stk. 5. Udvalget kan under godkendelse af dagsordenen beslutte at optage sager af hastende art.
§ 5
Udvalget kan anmode Kunstrådet om at overtage behandlingen af en sag, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.
Stk. 2. I tilfælde af tvivl om hvor en sag skal behandles, kan ethvert medlem forlange spørgsmålet forelagt for Kunstrådet til afgørelse.
Stk. 3. Udvalget kan nedsætte rådgivende udvalg der fremkommer med indstillinger om bestemte sagstypers afgørelse til udvalget.
§ 6
Udvalget er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden samt yderligere mindst to medlemmer er til stede.
Stk. 2. Formanden, eller i dennes fravær næstformanden, leder møderne.
Stk. 3. Udvalget tilstræber enighed i sine afgørelse. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger med almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder det stillede forslag.
Stk. 4. Formanden eller mindst 2 medlemmer af udvalget kan beslutte at afstemninger gennemføres skriftligt.
§ 7
Møderne er som udgangspunkt ikke åbne for andre end udvalgets medlemmer samt de efter aftale med formanden nødvendige sekretariatsmedarbejdere. Formanden kan endvidere invitere relevante personer til at deltage i møderne når det skønnes relevant.
§ 8
Sekretariatet fører beslutningsreferat af møderne. Det udsendes til udvalgets medlemmer samt til orientering til Kunstrådet så vidt muligt senest 7 dage efter mødet.
Stk. 2. Udvalgsmedlemmer kan kræve afvigende meninger gengivet i referatet.
§ 9
Hvis der mellem planlagte udvalgsmøder opstår behov for udvalgets afgørelse, kan formanden beslutte at sager af hastende art sendes til skriftlig høring hos udvalgets medlemmer.
Stk. 2. I særlige tilfælde, hvor behandlingen af en sag ikke kan afvente næste møde eller skriftlig behandling, kan formanden på udvalgets vegne træffe afgørelse i en sag med omgående orientering af udvalgets medlemmer. Bevilling af nye tilsagn om støtte kan i særlige tilfælde inden for en nærmere aftalt ramme gives af formanden. Sådanne givne bevillinger skal forelægges og begrundes for udvalget ved det næstfølgende møde.
Stk. 3. Udvalget kan bemyndige sekretariatet til at træffe afgørelser eller repræsentere udvalget i sager hvor det skønnes hensigtsmæssigt.
§ 10
Formanden tegner udvalget over for offentligheden.
Stk. 2. Udvalgets medlemmer skal over for offentligheden handle loyalt over for udvalgets afgørelser.
§ 11
Udvalgets afgørelser i tilskudssager meddeles ansøgere med breve underskrevet af sekretariatet hurtigst muligt efter det møde hvor beslutningen er truffet og normalt senest tre måneder efter den ansøgningsfrist hvortil ansøgningen er registreret.
Stk. 2. Bevilgede tilsagn om støtte administreres af Kunststyrelsen og forelægges kun udvalget i de tilfælde hvor der er tvivl om bevillingsgrundlaget.
§ 12.
Ændring af forretningsordenen kan kun besluttes, hvis forslag derom er udsendt rettidigt inden et indkaldt møde.
Stk. 2. Vedtagne ændringer af forretningsordenen træder først i kraft på næste møde efter det møde hvor de er vedtaget.
Således vedtaget på møde i Kunstrådets fagudvalg for litteratur den 19. sept. 2003
Claes Kastholm, formand
Marianne Kruckow, centerchef
Godkendt af Kunstrådet på møde den 1. okt. 2003
Lars Liebst, formand for Kunstrådet
Sidst opdateret af Kunststyrelsen 18. juni 2007. Ansvarlig: Annette Bach.