Det Internationale Billedkunstudvalgs forretningsorden
§ 1
Kunststyrelsen stiller sekretariat til rådighed for udvalget. Rammerne for sekretariatsbistanden aftales mellem Kunststyrelsens direktør og Kunstrådets formand i dialog med udvalgsformanden.
§ 2
Efter indstilling fra udvalgsformanden udpeger udvalget en næstformand, der varetager formandens opgaverved dennes fravær.
§ 3
Udvalget aftaler sin mødeplan for et år ad gangen.
Stk. 2. Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til udvalgsmøde, når der skønnes behov for det.
Stk. 3. Formanden skal derudover, når mindst tre af udvalgets medlemmer anmoder om det, indkalde til møde.
§ 4
Formanden tilrettelægger udvalgets arbejde og aftaler sagernes forberedelse og forelæggelse for udvalget med sekretariatet.
Stk. 2. Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal udsendes med mindst 7 dages varsel. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes.
Stk. 3. En dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
- • Godkendelse af dagsorden
- • Godkendelse af referat fra sidste møde
- • Meddelelser
- • Kunstrådet
- • Økonomi
- • Sager til behandling
- • Næste møde
- • Eventuelt.
Stk. 4. Ethvert medlem har ret til at få optaget et punkt på den dagsorden der udsendes, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.
Stk. 5. Udvalget kan under godkendelse af dagsordenen beslutte at optage sager af hastende art.
§ 5
Udvalget kan anmode Kunstrådet om at overtage behandlingen af en sag, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.
Stk. 2. I tilfælde af tvivl om hvor en sag skal behandles, kan ethvert medlem forlange spørgsmålet forelagt for Kunstrådet til afgørelse.
Stk. 3. Udvalget kan nedsætte rådgivende udvalg der fremkommer med indstillinger om bestemte sagstypers afgørelse til udvalget.
§ 6
Udvalget er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden samt yderligere mindst to medlemmer er tilstede.
Stk. 2. Formanden, eller i dennes fravær næstformanden, leder møderne.
Stk. 3. Udvalget tilstræber enighed i sine afgørelse. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger med almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder det stillede forslag.
Stk. 4. Formanden eller mindst 2 medlemmer af udvalget kan beslutte at afstemninger gennemføres skriftligt.
§ 7
Møderne er som udgangspunkt ikke åbne for andre end udvalgets medlemmer samt efter formandens skøn de nødvendige sekretariatsmedarbejdere. Formanden kan dog invitere relevante personer til at deltage i møderne når det skønnes relevant.
§ 8
Sekretariatet fører beslutningsreferat af møderne. Det udsendes til udvalgets medlemmer samt til orientering til Kunstrådet senest 7 dage efter mødet.
Stk. 2. Udvalgsmedlemmer kan kræve afvigende meninger gengivet i referatet.
§ 9
Hvis der mellem planlagte udvalgsmøder opstår behov for udvalgets afgørelse, kan formanden beslutte at sager af hastende art sendes til skriftlig høring hos udvalgets medlemmer.
Stk. 2. I særlige tilfælde, hvor behandlingen af en sag ikke kan afvente næste møde eller skriftlig behandling, kan formanden på udvalgets vegne træffe afgørelse i en sag med omgående orientering af udvalgets medlemmer. Formanden kan i sager af hastende karakter bevilge tilskud på op til 20.000 og i samråd med næstformanden bevilge tilskud på op til 50.000.
Stk. 3. Udvalget kan bemyndige sekretariatet til at træffe afgørelser eller repræsentere udvalget i sager hvor det skønnes hensigtsmæssigt.
§ 10
Formanden tegner udvalget over for offentligheden med mindre andet er aftalt i konkrete tilfælde.
Stk. 2. Udvalgets medlemmer skal over for offentligheden handle loyalt over for udvalgets afgørelser.
§ 11
Udvalgets afgørelser i tilskudssager meddeles ansøgere med breve underskrevet af sekretariatet inden to uger efter det møde hvor beslutningen er truffet.
Stk. 2. Bevilgede tilsagn om støtte administreres af Kunststyrelsen og forelægges kun udvalget i de tilfælde, hvor der er tvivl om bevillingsgrundlaget.
§ 12.
Ændring af forretningsordenen kan kun besluttes, hvis forslag derom er udsendt rettidigt inden et indkaldt møde.
Stk. 2. Vedtagne ændringer af forretningsordenen træder først i kraft på næste møde efter det møde hvor de er vedtaget.
Således vedtaget på møde i udvalget for dansk billedkunst i udlandet den 12. august 2003.
Anders Kold, formand
Anne Marie Nehammer, konstitueret centerchef
Godkendt af Kunstrådet på møde den 1. oktober 2003
Lars Liebst, formand for Kunstrådet
Sidst opdateret af Kunststyrelsen 18. juni 2007. Ansvarlig: Lisbet Vestergaard.