Samarbejdsprojekter

Sammendrag af den officielle indkaldelse

OBS! Dette er kun et uofficielt koncentrat af indkaldelsen på dansk, og den erstatter IKKE vejledningerne i den officielle indkaldelse fra Europa-Kommissionen.

Indhold:

1. Hvem kan deltage?
1.1 På hvilken måde kan man deltage?
2. Hvad er formålet med Kulturprogrammet?
2.1 Generelt
2.2 Specifikt
2.3 Tværfagligt samarbejde.
2.4 Det europæiske år for interkulturel dialog
2.5 Projektet skal have en nytteværdi, merværdi, for Europas indbyggere
3. Hvad siger retningslinjerne?
3.1 Tre typer projekter
3.2 Økonomisk forpligtelse fra partnere
3.3 Deltagerlande
4. Hvilke grundlæggende kriterier er der for samarbejdsprojekter?
5. Hvilke typer projekter ønskes?
5.1 Eksempler på støtteberettigede projekter.
5.2 Der er særlig opmærksomhed på …
5.3 Dette prioriteres ikke…
5.4 Dette støttes ikke…
6. Hvad lægges der vægt på i evalueringen?
6.1 Europæisk merværdi…
6.2 Kvalitet i projektet…
6.3 Spredning og informationsinitiativer
6.4 Ansøgeren skal:
7. Hvilke finansielle krav er der?
7.1 Budget (i euro)
7.2 Bidrag fra projektleder og medarrangører
7.3 Hvad betyder ”eligible costs”?
7.4 Hvad er tilskudsberettiget?
7.5 Hvad med administrationsudgifter?
7.6 Hvilke omkostninger dækkes ikke?
7.7 Udgifter i lande der ikke deltager i EU's kulturprogram
7.8 Hvornår kan omkostningerne finde sted?
7.9 Skal ansøger vedlægge en revisionsrapport?
7.10 Hvad med underleverandører?
8. Hvordan søger man?
9. Hvilke typer ansøgningsdokumenter findes der?
10. Hvordan foregår udvælgelsen?
11. Hvornår kan der søges igen?
12. Mere information

1. Hvem kan deltage?
Programmet er åbent for alle kulturvirksomheder med undtagelse af den audiovisuelle sektor.
Ansøger skal:

• være en offentlig eller privat virksomhed der har sit hovedvirke inden for kulturområdet
• virksomheden skal være registreret som juridisk enhed i et af deltagerlandene (se3.3) (fx. være momsregistreret i Danmark)
• have økonomisk kapacitet til at gennemføre det foreslåede projekt
• have organisatorisk kapacitet til at gennemføre det foreslåede projekt.

Enkeltpersoner eller rent danske projekter kan altså ikke få støtte.

1.1 På hvilken måde kan man deltage?
Alt efter graden af engagement i udvikling og afvikling af samarbejdsprojektet kan man deltage på tre niveauer:

• Projektleder. En organisation kan påtage sig rollen som projektleder, arrangør (Co-ordinator, lead beneficiary). Projektlederen vil almindeligvis være ansøgeren og underskriver kontrakten med EU-Kommissionen, og er ansvarlig for fordeling af tilskuddet. Projektlederen skal have hjemme i et af de lande der deltager i EU’s Kulturprogram, og skal indtage rollen som koordinator under projektets etablering og afvikling samt for projektets finansiering. Medfinansieringen kan komme fra egne bidrag, fra en partner eller fra andre kilder uden for projektet. Naturalieydelser og indtægter der genereres af projektet, kan ikke indgå som medfinansiering.
• Medarrangør. En organisation kan deltage i et projekt som medarrangør, samarbejdspartner (Co-organiser, co-beneficiary). Medarrangøren skal have hjemme i et af de lande der deltager i EU’s Kulturprogram og skal have en afgørende og tydeligt defineret rolle i udviklingen af projektet, dets afvikling og i dets finansiering. Naturalieydelser og indtægter der genereres af projektet, kan ikke indgå som medfinansiering.
• Associeret partner. En organisation kan vælge at deltage i et samarbejdsprojekt som associeret partner (associated partner). For deltage som associeret partner skal organisationen deltage i projektets aktiviteter, men forventes ikke at have præcist og betydeligt engagement, nogen koordinerende rolle eller økonomisk engagement i projektet.

2. Hvad er formålet med Kulturprogrammet?
2.1 Generelt
At bidrage til at etablere et fælles kulturområde for europæere ved at udvikle samarbejde mellem kunstnere, kunstaktører og kulturinstitutioner i de lande der deltager i programmet.

2.2 Specifikt

• At fremme transnational mobilitet for kulturaktører
• At fremme transnational spredning af kunst og kulturprodukter
• At opmuntre til interkulturel dialog.

2.3 Tværfagligt samarbejde
Programmet giver mulighed for tværfagligt (tværsektorielt) samarbejde og vil opmuntre kulturaktører fra forskellige sektorer til at udvikle fælles projekter.

2.4 Det europæiske år for interkulturel dialog
Generelt vil man prioritere initiativer der fremmer den interkulturelle dialog, og som påregner at gennemføre i det mindste en del af sine aktiviteter i 2008, under det europæiske år for interkulturel dialog.

2.5 Projektet skal have en nytteværdi, merværdi, for Europas indbyggere
Når projektet forberedes bør projektleder og samarbejdspartnere reflektere over problemstillinger som:

• Hvordan kan kulturelle samarbejdsprojekter bidrage til en øget følelse af tilknytning og fællesskab blandt indbyggere i Europa?
• Hvordan kan spredning af kunst og kultur bidrage til at fremme et fælles kulturområde i Europa?
• Hvordan kan kulturel aktivitet og kultursamarbejde bygge broer mellom forskellige etniske og sosiale grupper og bidrage til interkulturel dialog?
• Hvordan kan kulturelle samarbejdsinitiativer forbedre europæiske indbyggeres adgang til og kundskap om egen kultur og stimulere til åbenhed og ønske om at opdage og udforske naboers kulturer?
• Hvordan kan kreative og nyskabende kultursamarbejdsprojekter bygges på fælles europæiske værdier og opmuntre til en følelse af kollektiv identitet i lyset af Europas rige kulturelle mangfoldighed?

3. Hvad siger retningslinjerne?
3.1 Tre typer projekter:

• samarbejdsprojekter (op til 24 måneder) (Strand 1.2.1)
• flerårige samarbejdsprojekter (3-5 år) (Strand 1.1)
• litterære oversættelser (særlige retningslinjer) (Strand 1.2.2)

3.2 Økonomisk forpligtelse fra partnere
EU-støtten kan makismalt udgøre 50 % af projektets samlede budget. Der er altså en medfinansiering på min. 50 %. Man skal være opmærksom på at medfinansieringen ikke kan stamme fra et andet EU-program. Både projektleder og medarrangører skal forpligte sig til at deltage i udformning, gennemførelse/afvikling og finansiering af projektet. 

3.3 Deltagerlande
Følgende lande deltager:

• EU’s 27 medlemslande, herunder Bulgarien og Rumænien
• De tre EFTA/EØS-lande, Norge, Island og Liechtenstein
• EU’s kandidatlande (Tyrkiet, Kroatien, Makedonien) og lande fra Vest-Balkan (Albanien, Bosnien og Herzegovina, Montenegro, Serbien med Kosovo) forudsat landene indgår aftale om deltagelse med Europakommissionen. Bemærk at foreløbig har kun Tyrkiet og Kroatien underskrevet en sådan aftale. Se nærmere om landenes aktuelle status på Kulturprogrammets hjemmeside.

4. Hvilke grundlæggende kriterier er der for samarbejdsprojekter?
For alle projekter var ansøgningsfristen 31. oktober 2007.
EU’s andel af budgettet er maks. 50 %.

	Samarbejdsprojekter, 1.2.1	Flerårige Projekter, 1.1
Budgetbevilling 2008	10 mio. euro	17,5 mio. euro
Prioritering	Projekter som er nyskabende og kreative og som udforsker muligheder for langsigtet samarbejde.	Projekter som tager sigte på at opnå varig og struktureret samarbejde mellem kulturoperatører. Finansiering skal støtte disse projekter i lancerings- og struktureringsfasen, eller i en geografisk udvidelsesfase med mål om økonomisk uafhængighed på længere sigt.
Min. antal samarbejdspartnere	3	6
Maks. varighed af projektet	24 måneder	3-5 år
Projektstart	Tidligst 1. januar 2008, senest 1. december 2008	Tidligst 1. januar 2008, senest 1. december 2008
Projektslut	Senest 30. november 2010	Senest 30. november 2013
EU's bidrag	Mellem 50.000 og 200.000 euro i alt	Mellem 200.000 og 500.000 euro pr. år i projektperioden
Resultat af udvælgelsen	Juli/august 2008	Juli/august 2008

5. Hvilke typer projekter ønskes?
5.1 Eksempler på støtteberettigede projekter:

• Forestillinger og udstillinger som er resultat af samarbejde mellem europæiske kulturoperatører
• Initiativer der stimulerer til europæisk udveksling af kunstnere, designere, og andre kulturaktører, i særlig grad unge professionelle
• Kompetenceudvikling og udveksling af ekspertise, kundskab og erfaring, særlig med tanke på profesjonelle
• Kulturelle og kunstneriske initiativer som fremmer interkulturel dialog mellem de lande der deltager i programmet
• Initiativer som fremmer europæisk kultur i tredjelande, og som stimulerer til udveksling og dialog. Disse initiativer skal involvere nationale institutioner fra deltagerlandene som har kompetence på feltet og tilsvarende organisationer i tredjelandet
• Initiativer initieret af kulturindustri (med undtagelse af audiovisuel kulturindustri) og i særdeleshed små kulturvirksomheder, hvor virksomhederne arbejder i en non-profit kapacitet
• Brug af nye teknologier i den kunstneriske proces eller for at opføre, udvikle og fremme kulturelle samarbejdsinitiativer på europæisk niveau.

Obs.! Dette er kun eksempler og udgør ikke en udtømmende liste over initiativer og projekter som Kulturprogrammet vil kunne finansiere. Eksemplerne er ikke hentet fra årets indkaldelse af forslag, derfor er listen kun til orientering!

5.2 Der er særlig opmærksomhed på …
Nye samarbejdsprojekter der involverer virksomheder og organisationer som ikke normalt modtager EU-midler; Samarbejde som er særligt udformet med tanke på at gennemføre det foreslåede projekt.

5.3 Dette prioriteres ikke…
Udformning, brug og vedligeholdelse af websider; Udformning og brug af magasiner og nyhedsblade; Planlægning og gennemførelse af konferencer og møder; Gennemførelse af studier og rapporter; Forlængelse af projekter som får støtte eller inden for de seneste 24 måneder har fået støtte fra EU’s kulturprogram.

5.4 Dette støttes ikke…
Projekter som er en del af ansøgers eller medarrangørs ordinære virksomhed.

6. Hvad lægges der vægt på i evalueringen? Ud over at se på de generelle mål med programmet (se pkt. 2), vil en beslutning om tilskud blive truffet på grundlag af tilskudskriterier. Ansøgninger som tilfredsstiller de grundlæggende tekniske kriterier, vil derefter vurderes efter følgende kriterier:

6.1 Europæisk merværdi…

• Forekomst af europæisk merværdi i projektet. Projekter der anses at give europæisk merværdi, er projekter som i målsætning, virkemidler og samarbejdsform har et perspektiv der strækker sig ud over lokale, regionale og nationale interesser, og som søger at udvikle synergier på europæisk niveau.
• Samarbejdsprincippet skal baseres på flernational erfaringsudveksling og give resultater som er kvalitativt anderledes end summen af de forskellige initiativer på nationalt niveau.
• Den kulturelle værdi af projektet fra et europæisk perspektiv: projektet har større effekt og målopfyldelsen bliver bedre på europæisk niveau, frem for nationalt niveau.
• Projekternes potentiale for at føre til fortsat og langsigtet samarbejde med andre aktiviteter eller til vedvarende nytte på europæisk niveau og give et langsigtet bidrag til udvikling af samarbejde mellem kulturer i Europa.
• Graden af samarbejde og den flernationale form i samarbejdet: antal deltagere, grad af deltagelse, geografisk spredning blandt projektets deltagere.

6.2 Kvalitet i projektet…
Man vil prioritere projekter som ikke bare svarer til programmets målsætning og kriterier, men som også tydelig viser evne til at gennemføre aktiviteterne. Projektets kvalitet vil blive vurderet blandt andet med udgangspunkt i følgende:

• Den kunstneriske og kulturelle kvalitet i projektet.
• Ansøgningens indhold med tydeligt budget, hensigtsmæssig projektstyring og en original tilgang til feltet.
• Graden af deltagelse fra hver af samarbejdspartnerne i udformning, gennemførelse og finansiering af projektet.
• Om projektet bidrager til at nå Kulturprogrammets målsætninger, især målet om interkulturel dialog.
• Ekspertise og erfaring hos dem der er involveret i ledelsen og gennemførelsen af projektet.
• Projektets relevans for målgruppen, betydning for publikum, og projektets sociale dimension.
• Sammenhængen mellem aktiviteter og budget og de resurser der er tilgængelige for at gennemføre projektet, i et tydeligt, specificeret budget.

6.3 Spredning og informationsinitiativer                           
I tillæg vil der blive lagt vægt på følgende:

• Virkemidler for at synliggøre projektet, detaljeret informations-/markedsføringsplan, informationskanaler som skal tages i brug (web, presse, brochurer, radio osv.)
• Budgettet som er afsat til at gennemføre informationsinitiativerne
• Antal personer som direkte og indirekte berøres af projektet
• Antallet af forskellige europæiske lande som vil være vært for de forskellige aktiviteter og/eller drage nytte af dem
• Pædagogiske aspekter ved projektet.

6.4 Ansøgeren skal:

• Have stabile og tilstrækkelige finansieringskilder for at opretholde aktivitet gennem hele projektperioden  og deltage i finansiering af projektet.
• Have professionel kompetence og de kvalifikationer der kræves for at gennemføre projektet.
• Vedlægge en erklæring, udfyldt og signeret, som dokumenterer ansøgerens juridiske status, og den økonomiske og operationelle kapacitet som kræves for at gennemføre aktiviteterne.

7. Hvilke finansielle krav er der?
7.1 Budget (i euro)
Ansøgninger skal indeholde et detaljeret budget med alle beløb i euro. Ansøgere uden for eurozonen skal bruge de omregningskurser som blev publiceret i Den Europæiske Unions Tidende den dato indkaldelsen af forslag til projekter blev offentliggjort, 7. august 2007. Denne kurs var: 7,4426 for danske kroner.

Budgettet for projektet skal være i balance med hensyn til indtægter og udgifter, det vil sige at udgifterne ikke må overstige indtægterne eller omvendt.

7.2 Bidrag fra projektleder og medarrangører
Projektleder og medarrangører skal alle i væsentligt omfang bidrage til projektets gennemførelse.

7.3 Hvad betyder ”eligible costs”?
For at være berettigede til tilskud fra EU, eller udgøre såkaldte "eligible costs", skal omkostningerne/udgifterne:

• være nødvendige for gennemførelsen af projektet, være inkluderet i budgettet, være i overensstemmelse med principperne om god økonomistyring, særlig med tanke på omkostningseffektivitet.
• indtræffe i løbet af projektets varighed (mellem startdato og slutdato)
• være mulige at identificere og verificere gennem originale bilag og dokumentation.

7.4 Hvad er tilskudsberettiget?
De omkostninger der svarer til kravene i 7.3, berettiger til tilskud:

• Lønomkostninger for ansatte i projektet, inkluderet arbejdsgiverafgift og sociale udgifter mv. forudsat at disse ikke overstiger det gennemsnitlige lønniveau hos projektleder og eventuelt medarrangører.

• Rejse, logi og kostgodtgørelse til ansatte som deltager i projektet, i overensstemmelse med sædvanlig praksis for tilskudsmodtager og/eller samarbejdspartnere. Hvis disse omkostninger anses at være for høje, vil de blive beskåret af Europakommissionen.
• Indkøb af udstyr (nyt eller brugt), forudsat at udstyret er afskrevet i overensstemmelse med gældende regnskabsregler hos tilskudsmodtageren. Kun den del af udstyrets afskrivningsværdi som svarer til projektets varighed, er støtteberettiget.
• Omkostninger til forbrugsvarer og udstyr hvor de kan direkte knyttes til projektets gennemførelse
• Omkostninger der er knyttet til krav til projektets gennemførelse (informationsspredning, evaluering, revision, oversættelse osv.), inkluderet finansielle tjenester (særlig økonomiske garantier)

7.5 Hvad med administrationsudgifter?
Generelle administrationsudgifter knyttet til projektet må ikke overstige 7 % (dog maks. 180.000 euro for projekter der strækker sig over 3 til 5 år). Indirekte udgifter er støtteberettiget når de ikke også er opført under andre overskrifter i budgettet, eller hvis tilskudsmodtager ikke også får driftsmidler fra Europakommissionen.

7.6 Hvilke omkostninger dækkes ikke?
Følgende er eksempler på omkostninger som ikke berettiger til støtte:

Det samme projekt kan ikke støttes af andre EU-midler.

7.7 Udgifter i lande der ikke deltager i EU's kulturprogram
Projektleders og medarrangørers udgifter der er knyttet til lande som ikke deltager i EU's Kulturprogram, tredjelande, (udgifter til personer der er statsborgere i et tredjeland, organisationer i et tredjeland eller aktiviteter derfinder sted i et tredjeland) må ikke overstige 15 % af projektets samlede budget.

7.8 Hvornår kan omkostningerne finde sted?
Den støtteberettigede budgetperiode begynder først efter at aftalen om tilskud er underskrevet af Europakommissionen. Hvis tilskudsmodtager kan påvise behov for at projektet skal påbegyndes før aftalen er underskrevet, kan udgifter undtagelsesvis tillades før dette. Projekter hvortil EU søges om at dække omkostningerne, kan under ingen omstændigheder indledes før juni 2008.

7.9 Skal ansøger vedlægge en revisionsrapport?
Hvis der søges om tilskud over 500.000 euro, skal der vedlægges revisionsrapport for foregående regnskabsår. Undtaget er offentlige virksomheder, videregående og højere uddannelsesinstitutioner og internationale offentlige organisationer. At der gives tilskud et år, garanterer ikke tilskud det efterfølgende år. Ansøger skal vise kilder og størrelse for anden finansiering som er modtaget eller søgt og som gælder samme periode og samme projekt. Tilskuddet må ikke give økonomisk gevinst/profit for modtager. Profit er defineret: at indtægterne overstiger udgifterne i regnskabet. Ved overskud vil EU’s tilskudsandel reduceres proportionalt.

7.10 Hvad med underleverandører?
Hvis projektet kræver at enkelte aktiviteter udføres af underleverandører, skal tilskudsmodtager sætte  disse aktiviteter i udbud til potentielle leverandører og acceptere det tilbud som er økonomisk mest fordelagtig. Tilskudsmodtager skal kunne dokumentere at en udbudsrunde har fundet sted og opbevare disse dokumenter tilgængeligt for eventuel revision.

8. Hvordan søger man?
Ansøgningsproceduren er opdelt i to faser:

• Fase I med deadline for indsendelse 31. oktober 2007: Indsendelse af projektforslag (ansøgning). Her skal ansøger indsende projektbeskrivelse med et minimum af dokumentation som tillader vurdering af de formelle kriterier, organisationens operationelle kapacitet og en vurdering i forhold til bedømmelseskriterierne.
  
• Fase II med deadline en måned efter forvaltningskommiteen anmodning om yderligere, uddybende oplysninger. Kun ansøgere der har opnået mere end 26,25 af de 35 mulige point (75 %) vil blive bedt om at indsende supplerende oplysninger. Såfremt en ansøger ikke indsender den ønskede dokumentation inden for den angivne tidsfrist, vil ansøgningen blive betragtet som ugyldig.

Formålet med at opdele ansøgningsproceduren i to faser er:

• at begrænse ansøgernes arbejdesbyrde under udarbejdelsen projektforslag
• at forvarsle ansøgere der kan komme i betragtning til støtte, om dette på et relativt tidligt tidspunkt, for på denne måde at undgå unødige forsinkelser i igangsættelse af de udvalgte projekter
• at give afviste ansøgere besked om status for deres ansøgning på et tidligere tidspunkt i udvælgelsesproceduren for at give dem bedre muligheder for at finde alternative finansieringskilder såfremt de skulle ønske dette.

For indsendelse af ansøgninger gælder generelt:

• Ansøgningen skal indsendes på de officielle ansøgningsdokumenter, med alle originale signaturer som kræves, inden de angivne frister.
• Ansøgningen skal indsendes med et officielt følgebrev fra ansøger, og med dokumenter som verificerer ansøgers finansielle og operationelle kapacitet og alle andre dokumenter som er specificeret i ansøgningsskemaet.
• Ansøgningen skal skrives på et af de officielle EU-sprog, men af praktiske hensyn anbefales det at ansøgningen skrives på et af de tre arbejdssprog i EU (engelsk, tysk eller fransk).
• Håndskrevne ansøgninger accepteres ikke.
• Ansøgninger sendt med fax eller e-post accepteres ikke.
• Ansøgninger skal indeholde et budget hvor indtægter og udgifter er i balance, og hvor EU’s andel af indtægter er sat til maksimum 50 %.
• Kun komplette og gyldige ansøgninger som sendes inden fristen, vil blive accepteret.

9. Hvilke typer ansøgningsdokumenter findes der?
Indkaldelsen (Call for Proposals) giver et kortfattet sammendrag af hensigten med programmet, kriterier og ansøgningsfrister. Den blev publiceret 7. november 2006 i EU’s fællesskabstidende. Retningslinjerne (Technical Specifications) beskriver mere indgående hvilke tekniske betingelser der gælder for indkaldelsen med hensyn til udvælgelseskriterier og økonomiske procedurer.
Ansøgningsskemaet til første fase (Application Form - Phase I) består af tre dele:

• Del I - information omprojektet. Ingen bilag.
• Del II - budgetudkast. Kortfattet præsentation af budgettet (udgifter + indtægter). Ingen bilag. 
• Del III - information om de ansøgende organisationer. Bilag: Tro og love erklæring (2), aktivitetsrapport, CV for de personer der har ansvaret for projektets afvikling og en samarbejdsaftale underskrevet af projektleder og alle medarrangører.

Ansøgningsguiden (Application Guide) viser hvordan ansøgningsskemaet skal udfyldes med henvisninger til alle punkterne i ansøgningsskemaet. Her er der også information om hvortil man indsender ansøgningen, ordliste med forklaring på væsentlige begreber mv.
Der er også andre dokumenter som skal udfyldes og vedlægges ansøgningen. Alle skemaer og formularer findes på web-adresserne under punkt 11.

10. Hvordan foregår udvælgelsen?
Ansøgningerne skal tilfredsstille samtlige tekniske kriterier (beskrevet ovenfor) for at blive vurderet efter faglige kriterier (beskrevet under punkt 6). Ansøgere der opnår mindst 26,25 af de muligt 35 point vil fortsætte til anden fase og blive bedt om at indsende supplerende materaile og dokumentation.
Ansøgningerne bliver evalueret af en evaluerngskomite på grundlag af de kriterier der er beskrevet i retningslinjerne. Evalueringskomiteen består af uafhængige eksperter fra alle de lande der deltager i programmet. 
Efter granskning af den dokumentation der skal indsendes i anden fase, opstiller evalueringskomiteen en liste over projekter der anbefales til støtte, ordnet efter hvor mange point projekterne har opnået.
Listen over de flerårige projekter, dem mellem 3 og 5 år, skal så forelægges og godkendes af Europaparlamentet (denne proces tager en måned), og derefter stadfæstes af EU-Kommissionen. Først herefter kan de heldige ansøgere få besked.
Ansøgere som får tilskud, varsles om dette i et brev der indeholder en aftale, en såkaldt Grant Agreement. Behandlingstiden vil vare i flere måneder, og ansøgere kan tidligst forvente endeligt svar i sommeren 2008, jf. skemaet under pkt. 4.

11. Hvornår kan der søges igen?
Der vil være årlige ansøgningsrunder til samarbejdsprojekter under EU’s Kulturprogram. For projekter med start i 2008 ventes der at blive udsendt indkaldelse af forslag (Call for proposals) i maj 2007, og der ventes at være deadline for indsendelse af ansøgninger i slutningen af oktober 2007. Disse samarbejdsprojekter vil tidligst kunne indlede deres aktiviteter i maj 2008.

12. Mere information

• http://ec.europa.eu/culture/eac/index_en.html
• http://eacea.ec.europa.eu
• www.kunststyrelsen.dk/eu

Sidst opdateret af sorbel 7. november 2007.